Consultant
Réalisé pour gérer mes développements du Portail. Chaque personne accède à un espace dédié où elle retrouve l'avancement du projet, dépose ses documents, fait ses retours et valide les étapes clés.
Vidéo de présentation à venirLe Portail que vos clients ouvrent aussi
Vos clients suivent leur projet sans vous écrire un mail. Ils valident une étape, votre équipe passe à la suivante.
On en parle ?
30 min · Sans engagement
Le désordre quotidien
Le coût réel
Ce que coûte vraiment le désordre
Lundi matin, un client relance par mail pour savoir où en est son projet. Le brief est dans un autre mail, envoyé il y a trois semaines, la dernière version du livrable est sur le Drive mais ce n'est pas la bonne, les retours client sont dans WhatsApp et ce qui a été décidé en visio vendredi est dans un transcript que personne n'a rouvert.
Avant de pouvoir répondre, il faut retrouver le contexte. Pas une fois de temps en temps, mais à chaque tâche : rédiger, répondre, préparer une réunion, briefer un collègue, chaque action commence par reconstituer un puzzle réparti entre cinq ou six outils. Les dirigeants de petites entreprises perdent en moyenne 96 minutes par jour en productivité à cause de ces frictions entre outils¹.
Mais le temps perdu n'est pas le seul coût.
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À chercher des informations
déjà présentes dans l'organisation²
déjà présentes dans l'organisation²
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Perdues par les dirigeants
en friction entre outils¹
en friction entre outils¹
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Clients ne renouvellent pas,
la majorité sans prévenir³
la majorité sans prévenir³
À l'échelle d'une organisation, tous outils confondus, chaque collaborateur passe plus de 3 heures par semaine à chercher des informations déjà présentes dans son organisation, soit plus d'un mois de travail complet par an². Sur les projets clients, c'est exactement là que ces heures se perdent.
Le client, lui, ne voit pas un Drive mal rangé. Il voit une réponse qui met deux jours, une version livrée qui n'est pas la bonne, une réunion qui commence sans que personne ait relu le brief. Il en tire une conclusion sur la structure, pas sur le projet. La plupart du temps, il ne dit rien : dans les services professionnels, 27 % des clients ne renouvellent pas d'une année sur l'autre³, et la majorité part sans prévenir. Le client ne se plaint pas, il ne rappelle simplement pas.
Ce n'est pas un problème d'outil.
Le Drive partagé a été mis en place, le canal Slack aussi, peut-être un outil de gestion de projet, peut-être un outil IA pour transcrire les réunions. Chaque décision était logique, mais l'information a changé de place sans être structurée pour autant. Le brief est toujours dans le mail, les retours toujours dans WhatsApp, et chaque nouvel outil ajoute un silo au lieu de résoudre le problème.
Quand un collaborateur quitte la structure, la conséquence est immédiate : tout ce qui n'existait que dans sa tête, dans ses mails et dans ses conversations part avec lui, et les projets en cours perdent leur contexte du jour au lendemain⁴.
L'IA a été essayée aussi, que ce soit ChatGPT au quotidien, la transcription automatique ou des agents mis en place par un prestataire. Les résultats déçoivent : réponses à côté du sujet, synthèses approximatives. 81 % des professionnels IA déclarent que leur entreprise a encore des problèmes significatifs de qualité de données⁵. L'IA travaille avec ce qu'on lui donne en entrée. Aujourd'hui, ce qu'on lui donne, c'est du désordre.
Ce n'est pas vous qui avez échoué. C'est l'approche. Tant que l'information n'est pas structurée, chaque nouvel outil ne fait qu'ajouter un silo. Ce n'est pas un problème d'outil, ce n'est pas un problème d'IA.
C'est un problème d'information.
La méthode
La méthode Trame
Avant de construire quoi que ce soit, la méthode Trame cartographie la façon dont l'information circule dans votre métier et le portail en découle.
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01TRACERLe travail commence par un atelier métier d'une heure trente, pour comprendre quels outils sont utilisés, comment l'information circule entre l'équipe et les clients, et où elle se perd en route. À la fin de cette étape, on sait ce qui doit être centralisé, pour qui, et dans quel ordre.
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02RÉALISERLe portail est construit écran par écran. La base de données est structurée pour refléter le fonctionnement réel du métier, et les interfaces sont pensées pour que l'équipe et les clients travaillent dans le même espace, chacun avec les accès et les actions qui le concernent.
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03AJUSTERLe portail est mis entre vos mains pour être évalué par votre référent(e) projet et des utilisateurs tests en conditions réelles. Leurs retours permettent d'ajuster ce qui doit l'être : c'est l'usage concret qui valide, pas une démo.
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04MONTRERLe portail passe en production, votre équipe et vos clients s'en servent et deviennent autonomes dès le premier jour. Le portail est livré avec sa documentation et un tutoriel vidéo pour accompagner la prise en main.
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05ÉCOUTERLes deux semaines qui suivent la mise en production servent à corriger ce que seule l'utilisation quotidienne fait remonter : un bug, un détail d'interface, un cas particulier qui n'avait pas été anticipé.
Aujourd'hui
Cinq outils, personne ne voit la même chose
L'information projet vit dans cinq ou six outils. Le brief est dans un mail, les retours dans une messagerie, la dernière version quelque part sur un Drive. La vue d'ensemble repose sur une seule personne qui reconstitue le contexte pour tout le monde.
Trois semaines plus tard
Un endroit. Tout le monde à jour.
Un client ouvre son portail, suit l'avancement et valide une étape sans écrire un mail. Un collaborateur reprend un dossier en cours : le contexte, les retours et les validations sont au même endroit, à jour. L'équipe travaille avec la même information, sans demander à personne où elle se trouve.
Le fondateur
Pourquoi cette méthode existe
Emmanuel Fernandez
Développeur No-Code
Cette méthode n'est pas née d'une théorie. Je m'appelle Emmanuel Fernandez, et le problème je l'ai observé pendant plus de dix ans, dans des structures de toutes tailles et de tous secteurs. À chaque poste, à chaque client, le même constat revenait.
Le premier poste où j'ai vu le problème de près, c'était en déployant des intranets et de la gestion documentaire pour des établissements de santé et des collectivités. Les structures qui faisaient appel à nous savaient qu'elles avaient un problème : des connaissances métier, des procédures, des protocoles répartis entre des classeurs, des serveurs partagés et la mémoire de quelques personnes clés.
Le travail consistait à traduire tout ça en information structurée, organisée par espaces et par équipes, avec les bons niveaux d'accès. Le constat de départ était toujours le même, quel que soit le secteur ou la taille de la structure : l'information existait, mais personne ne savait où la trouver ni comment la maintenir à jour.
L'information existait, mais personne ne savait où la trouver ni comment la maintenir à jour.
Le constat s'est confirmé sous un angle différent en travaillant sur des applications IA documentaires. L'architecture reposait sur plusieurs agents spécialisés, chacun alimenté par des documents métier ciblés. Pour que chaque agent produise un résultat pertinent, il fallait que l'information en entrée soit précise et au bon endroit. En pratique, elle était répartie entre des Drive, des échanges entre services, des outils adoptés sans coordination. Les agents produisaient des résultats à côté du sujet. Pas parce que l'outil était mauvais, mais parce que personne n'avait organisé ce qu'on lui demandait d'exploiter.
Après plusieurs années à observer ce problème sous tous les angles, du support client à la formation, du déploiement d'outils à la gestion de produit, le fil rouge était devenu évident : sans information centralisée et structurée, ni les équipes ni les outils ne peuvent fonctionner correctement. Le cap vers la gestion de la connaissance s'est imposé naturellement, et avec lui une conviction : la première étape, avant toute documentation interne, avant tout agent IA, c'est de centraliser l'information projet dans un espace commun où l'équipe et les clients travaillent ensemble. C'est de là qu'est née la méthode Trame.
Sans information centralisée et structurée, ni les équipes ni les outils ne peuvent fonctionner correctement.
Des portails métiers
La méthode Trame s'adapte au fonctionnement réel de chaque structure. Voici trois portails construits pour trois contextes métier différents.
Agence de communication
Construit pour une agence qui produit les contenus réseaux sociaux de ses clients. Le portail centralise l'intégralité du cycle : de l'idée au post publié, le client suit l'avancement et valide chaque contenu avant publication.
Vidéo de présentation à venirBureau d'études
Conçu pour un bureau d'études qui coordonne des projets techniques entre plusieurs intervenants. Le portail structure le suivi des phases projet, le partage de documents techniques et les validations entre l'équipe interne et les donneurs d'ordre.
Vidéo de présentation à venirTrois structures, trois métiers, trois façons de travailler. Le Portail n'est pas un modèle appliqué tel quel : c'est la méthode Trame qui produit, à chaque fois, un outil adapté au fonctionnement réel du métier.
Ce que ça change
Ce que ça change, concrètement
Lundi matin, plus un seul mail de relance.
Un client qui relançait chaque semaine n'a pas écrit depuis quinze jours. Son projet avance, les validations sont faites, l'avancement est visible dans le portail. Il n'a plus besoin de demander.
Un dossier repris en dix minutes, pas en deux jours.
Un collègue couvre un congé. Le brief, les retours, les validations, les dernières décisions : tout est au même endroit, à jour. La réunion de suivi commence sur le fond du projet, pas sur la reconstitution du contexte.
Un départ, aucun contexte perdu.
Ce qui a été décidé, échangé et validé sur chaque projet reste dans le portail. Pas dans la tête de quelqu'un, pas dans ses mails, pas dans ses conversations. La personne qui reprend n'a pas à reconstituer trois mois depuis zéro.
Huit, douze, vingt : l'info suit.
Ce qui fonctionnait à huit fonctionne toujours à douze, parce que l'information ne repose plus sur une seule personne. Chef(fe) de projet, responsable d'équipe, dirigeant(e) : chacun retrouve ce dont il a besoin sans être le point de passage obligé des autres.
Les agences qui déploient un portail client constatent une réduction significative des sollicitations liées au suivi : jusqu'à 40 % de questions en moins quand le client peut suivre l'avancement par lui-même⁶. Dans un secteur où 27 % des clients partent chaque année³, la majorité sans prévenir, cette visibilité n'est pas un bonus. C'est un levier de rétention direct.
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de relances clients
sur le suivi projet⁶
sur le suivi projet⁶
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des clients dépensent plus
avec une bonne expérience client⁷
avec une bonne expérience client⁷
Une fois l'information projet centralisée et structurée, elle devient exploitable par l'IA. Un dirigeant demande une synthèse d'avancement : la réponse est fiable, parce que les données en entrée sont complètes et à jour. Une automatisation peut relayer la bonne information au bon moment, sans intervention manuelle, parce qu'elle sait où la trouver. Le portail n'est pas une fin en soi : c'est le socle sans lequel ni les équipes ni l'IA ne peuvent fonctionner correctement.
Face aux clients comme face aux concurrents, l'image projetée change. Un espace structuré, sécurisé, avec un suivi en temps réel : c'est un niveau d'organisation que peu de structures affichent aujourd'hui. Le client ne voit plus un prestataire qui gère ses projets par mail et par messagerie. Il voit une équipe organisée, fiable, à qui il confie ses projets sans hésiter.
L'équipe produit au lieu de chercher. Les clients restent parce qu'ils voient où en sont leurs projets. Et la structure tient, même quand elle grandit.
On en parle ?
30 minutes. Sans engagement.
L'offre
Ce que contient Le Portail
Ce que vous recevez :
Un diagnostic complet
Un diagnostic complet de vos outils, de vos flux et de vos interlocuteurs, avec un plan de ce qui doit être centralisé et pour qui
Un portail fonctionnel
Un portail fonctionnel, construit écran par écran pour votre métier, où votre équipe et vos clients travaillent au même endroit
Une phase de tests
Une phase de tests en conditions réelles avec votre référent(e) projet et des utilisateurs choisis, pour ajuster avant l'ouverture à tous
La documentation complète
La documentation complète du portail et un tutoriel vidéo pour accompagner la prise en main
Deux semaines de suivi post-lancement
Deux semaines de suivi après le lancement, pour corriger ce que seule l'utilisation quotidienne fait remonter
3 000 €, c'est moins que ce que votre équipe perd chaque mois à reconstituer du contexte, relancer par mail et rattraper des clients qui ne rappellent pas.
FAQ
Questions fréquentes
L'offre
Le Portail est testé en conditions réelles avant d'être ouvert à tous. Votre référent(e) projet et des utilisateurs choisis le prennent en main pendant la phase d'ajustement. Une documentation complète et un tutoriel vidéo sont livrés pour que chaque personne puisse démarrer en autonomie.
Trois semaines, c'est le résultat d'une méthode et d'un périmètre cadré dès le départ. L'atelier métier définit précisément ce qui entre dans le Portail et ce qui n'y entre pas. Le délai dépend aussi de votre réactivité : contenus à fournir, retours sur les écrans, validations aux étapes clés. C'est un planning construit pour être tenu, pas une estimation optimiste.
C'est justement le point de départ. L'atelier métier sert à cartographier votre fonctionnement réel, pas à plaquer un gabarit. Le Portail est construit à partir de ce diagnostic : les écrans, les accès et les flux reflètent la façon dont votre équipe et vos clients travaillent au quotidien.
Le paiement se fait en une ou deux fois : soit la totalité à la signature, soit 50 % à la signature et 50 % à la mise en production.
Le Portail fonctionne en autonomie. La documentation et le tutoriel vidéo couvrent tout ce qu'il faut pour l'utilisation quotidienne et les ajustements courants. Si un besoin nouveau apparaît plus tard, il fait l'objet d'un devis séparé.
La technique
Ce n'est pas un logiciel SaaS générique, un CRM, un outil de gestion de projet ou une refonte de site. C'est un portail client structuré pour votre métier, construit sur mesure avec votre équipe, livré prêt à l'emploi.
Le Portail est construit sur Softr, une plateforme européenne de création d'applications web utilisée par plus de 800 000 équipes dans le monde. Hébergement conforme au RGPD, fiabilité éprouvée en production et possibilité de construire d'autres applications sur le même compte pour répondre aux besoins de votre entreprise. La plateforme intègre aussi base de données, automatisations et IA.
Le prix de 3 000 € couvre la prestation complète. L'hébergement est un coût mensuel (ou annuel) séparé, facturé directement par Softr. Un Portail en production nécessite la formule Professional (139 $/mois, jusqu'à 100 utilisateurs actifs) ou Business (269 $/mois, jusqu'à 500 utilisateurs actifs), en facturation annuelle. Pour une équipe de 10 personnes et 90 clients actifs en Professional, cela revient à 1,39 $ par personne et par mois. Pour une équipe de 20 et 200 clients actifs en Business, environ 1,20 $ par personne. La plateforme intègre base de données, automatisations et IA, avec une gestion fine des droits d'accès par profil. L'abonnement couvre un nombre illimité d'applications sur le même compte.
Le Portail vous appartient. La documentation livrée couvre l'utilisation quotidienne : navigation, gestion des contenus, des accès et des utilisateurs. Pour des évolutions techniques comme de nouveaux écrans, de nouvelles fonctionnalités ou l'ajout d'automatisations, on en discute et un devis séparé est établi selon le besoin.
Une question ? 30 minutes suffisent pour faire le point.
Réserver un créneauÀ vous
Prenez 30 minutes pour qu'on regarde ensemble si Le Portail a du sens pour votre métier. Si ce n'est pas le bon moment ou le bon outil, je vous le dis.
On en parle ?
30 minutes · Sans engagement
Sources
- ¹Slack / Salesforce — Small Business Productivity Trends 2024. 96 minutes de productivité perdues chaque jour. salesforce.com ↗
- ²Slite — Enterprise Search Survey Report 2025. 3,2 h/semaine à chercher de l'information, soit 166 h/an par personne. slite.com ↗
- ³CustomerGauge — B2B NPS Benchmarks 2025. 27 % des clients ne renouvellent pas dans les services professionnels. customergauge.com ↗
- ⁴Nesh — Employee Turnover = Knowledge Loss? 2024. 42 % de l'expertise d'un poste n'est connue que de la personne qui l'occupe. hellonesh.io ↗
- ⁵Qlik — Data Quality Is Not Being Prioritized on AI Projects, 2025. 81 % des professionnels IA déclarent des problèmes significatifs de qualité de données. qlik.com ↗
- ⁶Wayfront — Client Portal ROI. Jusqu'à 40 % de réduction des sollicitations admin après déploiement d'un portail client. wayfront.com ↗
- ⁷Wayfront / Zendesk — Client Portal Self-Service Guide. 75 % des consommateurs dépensent plus quand l'expérience client est bonne. wayfront.com ↗